A questão das devoluções

Porque queremos ter um papel activo e positivo, aventamos propostas para se tentar resolver algumas das questões que têm vindo a ser referidas, nomeadamente o problema do custeamento das devoluções.
O que aqui vimos dizer não é novo e tem sido abordado esporadicamente por alguns editores.
Nós seguimos o estudo efectuado em 1998 pela consultora KPMG.

A devolução dos livros é um mal necessário – prática iniciada por Alfred A. Knopf, da Simon & Schuster, em 1929, durante a Grande Depressão, para não sobrecarregar o mercado livreiro – que traz despesas e complicações a todas as partes envolvidas.
Como tal, é necessário eliminar a maior parte do tempo e dos recursos gastos com essa prática através de processos automáticos de trabalho intensivo e uma política estandardizada de devoluções (algo que André Jorge da Livros Cotovia também referiu recentemente).

Como muitos sabemos, em variadíssimos casos o processo actual é manual, e segue regras e métodos estabelecidos individualmente por cada um dos parceiros envolvidos, é utilizada como arma na estratégia de pagamento, é alvo constante de incertezas e de atrasos e leva a que muitos livros acabados de entregar sejam devolvidos sem terem sequer cumprido a sua função, logo, não permitindo a sua exploração comercial e reduzindo globalmente o número de livros vendidos.
Para além disso, este processo é moroso, custoso e responsável por grande parte do trabalho de distribuição e por uma enorme quantidade de tempo e esforço por parte dos livreiros.

Se, tal como em vários países já se utiliza, se estabelecer uma política de devolução que favoreça tanto os editores como os distribuidores e livreiros, com recurso a processos automáticos e transferência electrónica de documentos, os custos associados a essas funções deixam de ser preponderantes.

Algumas das regras estão já a ser progressivamente implementadas pelos grupos maiores, mas convém sempre referir e reforçar a necessidade de um entendimento geral e do estabelecimento de regras comuns. De outra forma, todo o processo não irá funcionar convenientemente e as vantagens tornam-se parciais e insignificantes.

Propõe-se que:
– Todos os documentos envolvidos devem ser digitais e seguirem processos pré-estabelecidos de autorização (com autorizações automáticas desde que dentro de parâmetros definidos na política comum de devoluções).
– Esses documentos devam ser fundidos num único documento multifuncional, ou no menor número possível de documentos;
– Seja definido um código standard (para leitura digital) que identifique as embalagens, nomeadamente referindo a quantidade e a identidade dos produtos que contém e respectivas editoras, e que esse código seja utilizado por todos os agentes em todos os processos de transporte e compatível com os códigos utilizados internacionalmente;
– Nenhum livro deva poder ser devolvido (excepto em caso de danificados) antes dos três meses de colocação;
– Após 12 meses de entrega nenhum livro possa ser devolvido, independentemente do caso ou do dano;
– A devolução tenha de ser sempre inferior (se possível inferior a 50%) do valor/ n.º de produtos entregues;
– Haja a avaliação prévia de históricos para definição dos valores de colocação, eliminação colocações excessivas ou não significantes;
– Não haja devolução dos livros entregues a firme;
– Os créditos sejam feitos à data de entrega/devolução dos livros;
– Se estabeleça uma data semanal limite (dois dias antes da data semanal de entrega) para envio de pedidos e produtos e de devoluções;
– Se estabeleça um data única semanal para entrega/recolha de livros (novidades, reforços, devoluções e danificados);
– Em caso de alteração de preço pelo editor (para baixo) haja um processo automático de devolução ao preço anterior (com creditação do valor) e débito ao novo valor, à data da alteração do preço;
– Que a encomenda de títulos devolvidos no mês anterior seja feita obrigatoriamente a firme;

Quem ganha e porquê:

Os livreiros ganham porque:
– O processo de devolução é automático e transparente;
– Estabelecem o mínimo de recursos para o mínimo tempo no processo de recepção e devolução de livros;
– Têm certeza nas datas de pedido e de entrega dos livros em falta;
– Certeza na creditação das devoluções;
– Estabilidade no cash-flow;
– Ficam com a obrigatoriedade de melhor gestão dos produtos;
– Vendem mais e poupam mais em custos;

Os distribuidores ganham porque:
– Todo o processo burocrático é automático;
– Beneficiam da autorização automática;
– Existe apenas uma referência de custos na negociação com os clientes;
– O handling é simplificado e as rotas são pré-definidas com grande grau de eficácia e eficiência;

Desse modo, iremos poupar tempo, esforço e custos.
Irão terminar as guerras de contabilidade para creditação e autorização.
Os gestores terão valores reais para gerir e maior certeza no seu cash-flow.
As relações comerciais tornam-se muito mais estáveis, dando oportunidade para novos desenvolvimentos e parcerias comerciais.

Todo o processo fica mais eficiente e permite maiores lucros operacionais para todas as partes à custa de algum investimento que pode ser partilhado e que assente essencialmente em boas-práticas e em entendimento.